Selbstversuch “Green Meeting”
Eine ehrliche Reportage

Es ist dieser Tage in unser aller Ohren und täglichen Nachrichten: Klimawandel, Energiekrise, Ressourcen-Engpässe… Schlagworte, die in der Vergangenheit als pessimistische, futuristische Schreckgespenster gegolten haben, wurden mittlerweile leider schon längst zur traurigen Realität.

Umso mehr gewinnt der respektvolle Umgang mit unserer Umwelt und gelebte Nachhaltigkeit immer mehr an Wichtigkeit. Ebenso werden “Green Meetings” künftig immer bedeutungsvoller werden – aber: was genau heißt das und… wie setzt man sie um?

Wir haben uns an den Selbstversuch gewagt und möchten gerne offen und ehrlich von unseren Erfahrungen und diesbezüglichen weiteren Plänen berichten.

Kunde: “Es ist mir ja fast ein bisschen unangenehm zu fragen, aber was genau ist ein Green Meeting eigentlich?“

Hotel: “Müssen wir bei Green Meetings mit viel zusätzlichem Arbeitsaufwand rechnen?”

Kunde: “Kommen da nicht immense zusätzliche Kosten auf uns zu?”

Unsere KollegInnen erreichen immer öfters Fragen zum Thema “Green Meeting” und es ist offensichtlich, dass diesbezüglich noch viel Unklarheit herrscht. Und ehrlich gesagt ist das auch nicht weiter verwunderlich, als das Projekt “Green Meeting” nach wie vor noch ein relativ wenig nachgefragtes und durchaus komplexes ist. Green Meetings bedeuten nicht nur “keine Plastikbecher” und “Schreibblöcke aus Recyclingpapier” – in der Tat benötigen sie um einiges mehr an besonderer Aufmerksamkeit, Achtsamkeit und Vorbereitung.

Und weil man am besten von Dingen berichtet, an denen man sich selbst probiert hat, haben wir uns daran gemacht, selbst Vorbereitungen zur Organisation eines Green Meetings zu starten.

Gerne möchten wir Ihnen daher in Folge – ganz ehrlich und ohne “Schönrederei” – von unseren Erfahrungen berichten.

Kurz gesagt zeichnen sich “Green Meetings” und “Green Events” durch erhöhte Energieeffizienz, Abfallvermeidung und umweltschonende An- und Abreise der Gäste aus. Zentrale Aspekte sind auch regionale Wertschöpfung und soziale Verantwortung.

Im Besonderen gilt es folgende 6 Punkte genau zu beleuchten:

Wir haben uns also bei den Vorbereitungen für unser Green Meeting zuerst durch die vorgegebenen Mindestanforderungen gearbeitet. Und hier schon unser erstes Fazit: Lassen Sie sich nicht von der Anzahl an seitenlangen Dokumenten abschrecken!

Gerade an stressigen Arbeitstagen mit dutzenden To Dos am Tisch, hat wohl kaum jemand den Kopf dafür, sich durch Anforderungskataloge zu kämpfen. Allerdings sind die erforderlichen Voraussetzungen in Wirklichkeit schnell zusammengefasst und wenn Sie mit einem Betrieb oder Veranstalter mit Green Event-Lizenz kooperieren, werden Sie in allen Punkten bestens unterstützt und beraten. Auch der Verein für Konsumenteninformation (VKI) ist hier eine hilfreiche Quelle.

Kurz – und tatsächlich nur schlagwortartig und grob – zusammengefasst (den vollen Kriterienkatalog können Sie auf 73 Seiten detailliert am UZ 62 Dokument nachlesen): um auf Anhieb herauszufinden, ob sich Ihr geplantes Event dafür eignet, als “Green Event” stattfinden zu können, fragen Sie sich:

1. Eventlocation & Unterkunft: Ist ein nachhaltiges Beherbergungskonzept möglich, indem ich – bestenfalls – eine Beherbergungsstätte mit Umweltzertifizierung wähle?
2. Mobilität & Klimaschutz: Ist bei dem geplanten Tagungsort eine umweltschonende An- und Abreise möglich?
3. Energie & Wasser: Kann bei Ihrem Event auf den effizienten Einsatz von Wasser, Strom, Wärme und die Verwendung umweltfreundlicher Materialien geachtet werden?
4. Verpflegung & Catering: Besteht im Rahmen Ihrer Veranstaltung die Möglichkeit, überwiegend saisonale und regional produzierte Lebensmittel und Getränke (bzw. vorzugsweise biologisch produzierte und/oder Fair-Trade Produkte) zu servieren?
5. Beschaffung & Abfall: Ist es bei Ihrer Veranstaltung möglich, Speisen und Getränke in Mehrweggeschirr, Mehrweggebinden, Porzellan/Glas… zu servieren? Kann jegliche Art der Einmalportionsverpackung vermieden werden und ist Mülltrennung möglich?
6. Soziale Verantwortung: Achten Sie auf Barrierefreiheit und fragen Sie sich: ist bei dieser Veranstaltung Sicherheit und Gleichberechtigung für TeilnehmerInnen mit Beeinträchtigungen gegeben?

Wir sind so Punkt für Punkt mögliche Veranstaltungsorte und geplante Programmpunkte unseres “Selbsttest-Meetings” durchgegangen und haben uns im Endeffekt für zwei Locations entschieden. Dabei haben wir je ein Hotel mit bzw. ohne Umweltzeichen/Green Meeting-Lizenz gewählt.

Keine Frage: das Hotel mit Lizenz war schon von Haus aus um einiges bewanderter mit der Materie, während das Hotel ohne Lizenz zwar motiviert war, sich aber erst selbst ins Thema einlesen musste.

Zu unserer Enttäuschung war das Hotel ohne Lizenz relativ bald nur noch “mäßig interessiert” und ziemlich bald wurden wir mit Emails mit Links zur Selbst-Zertifizierung abgespeist. Bei dieser Zertifizierung muss der Betrieb sich für die Green Meeting-Lizenz anmelden, wofür im Vorfeld unter anderem eine Beratung verpflichtend ist. Wir haben uns im Zuge unseres Selbsttests also für eine Lizenz bzw. einmalige Zertifizierung angemeldet und einen Berater beantragt. Rückmeldung dazu erhielten wir nach zwei Wochen. Für uns und unser Selbstversuch-Event leider eine viel zu lange Wartezeit – kurzfristig wäre ein solches Meeting also leider nicht auf die Beine zu stellen gewesen…

Ein wenig besser lief es anfangs mit dem Hotel, das über die Lizenz verfügte. Es wurde uns relativ schnell vieles zugesagt, bis es dann an die Details ging und wir zu verstehen bekamen, dass unser Meeting eventuell nicht komplett “green” ausgerichtet werden könne. Konkret scheiterte es letztlich an der Nespresso Kaffeemaschine, für die es wohl keinen umweltfreundlicheren Ersatz gab.

Unsere persönliche Erfahrung und offene Einschätzung nach unserem Selbstversuch – um ehrlich zu sein: leider, ja.

Es handelt sich nicht um ein 08/15 Standard-Event, das sowohl Veranstalter als auch Hotel in Windeseile planen und vorbereiten. Es müssen viele Kleinigkeiten beachtet und berücksichtigt werden, auf die bei regulären Veranstaltungen nicht unbedingt näher eingegangen wird. Dokumente, die die Nachhaltigkeit und Einhaltung der Grundvoraussetzungen belegen, müssen in einer eigenen Software hochgeladen werden, in die die Lizenznehmer zuvor eingeschult werden.

Unser Tipp: Sollten Sie andenken, ein Green Meeting abhalten zu wollen, wenden Sie sich auf jeden Fall an Betriebe, Veranstalter und Hotels/Locations mit Lizenzen! Eine einmalige “Green Meeting Zertifizierung” ist zwar auch ohne Lizenz möglich, der dafür nötige Aufwand ist – sowohl arbeitstechnisch als auch finanziell – für nur eine einzige (kleine bis mittelgroße) Veranstaltung allerdings unserer Meinung nach doch ein wenig zu hoch.

(Interessantes Detail am Rande: „Normale“ Unternehmen (wie Banken, Versicherungen Autohersteller, Handelsketten, etc.) können nicht Lizenznehmer werden, sondern müssen ihre Veranstaltungen entweder gesamt organisieren lassen oder zumindest in Zusammenarbeit mit einem Lizenznehmer prüfen und zertifizieren lassen. Für Lizenzen zugelassen sind nur Unternehmen aus der Veranstaltungsbranche mit angemeldetem Gewerbe.)

Klären Sie, auch wenn die Location über eine Lizenz verfügt, trotzdem gleich von Beginn an ab, ob wirklich ALLE nötigen Voraussetzungen für ein komplettes Green Meeting umgesetzt werden können. Wie wir in unserem Selbsttest festgestellt haben: selbst Hotels mit Lizenz können leider nicht immer zu 100% ein gänzlich grünes Meeting garantieren.

Ja und nein ;).

Die Kosten für die Zertifizierung werden vom Lizenznehmer getragen, dieser kann aber gegebenenfalls Beratungskosten verrechnen.

Die Veranstaltung an sich muss aber nicht unbedingt teurer werden – im Gegenteil!

Wenn man es geschickt anstellt und sich mit ein wenig Kreativität auf das Ursprüngliche besinnt, ist es sogar möglich, Kosten einzusparen (die positive Auswirkung auf die Kosten wird bei Green Meetings sogar oft als Pluspunkt hervorgehoben): kostengünstige Schmankerl aus der Region, Verzicht auf postalisch zugestellte Einladungen, Verringerung der Kosten durch Energiereduktion und weniger Abfall, etc.

Für den Moment haben wir unser Pilotprojekt “Green Meeting” nicht bis zum Ende “durchgezogen” und die finale Durchführung auf einen späteren Zeitpunkt verschoben. Wir werden Ihnen aber sehr bald von weiteren Schritten – und dann hoffentlich auch von der letztendlich durchgeführten Veranstaltung (und den diesbezüglichen Eindrücken und Erfahrungen) – berichten!

Ganz klar sind “Green Meetings” und “Green Events” die Zukunft und wir möchten hier nochmals klarstellen, dass wir diese (bei allem zusätzlichen Aufwand – und teils hier auch sehr offen beschriebenen Mühseligkeiten) selbstverständlich vollstens unterstützen und zu 100% befürworten!

Nichtsdestotrotz wollten wir mit diesem ehrlichen Artikel aufzeigen, dass wir hier alle leider noch in den Kinderschuhen stecken und es wohl noch einiger Zeit bedarf, bis letztlich – in einer positiven Zukunftsvision – eines Tages hoffentlich alle Veranstaltungen “GREEN” organisiert werden und die Rücksichtnahme auf ökologische und soziale Aspekte nicht mehr gesondert überprüft werden muss, sondern eine Selbstverständlichkeit ist.

Wir möchten auf jeden Fall unseren Beitrag zu einer dahingehend positiven Entwicklung leisten und befassen uns weiter intensiv mit der Thematik.

Und, wer weiß? Vielleicht dürfen wir nach notwendiger Vorlaufzeit irgendwann auch IHR Meeting grün organisieren! 😉

PS: Was ist Ihre Einschätzung zu dieser Thematik? Haben Sie schon Erfahrung mit Green Meetings gemacht oder diese womöglich sogar schon selbst organisiert? Wie waren Ihre Erfahrungen? Hätten Sie generell Interesse daran, zukünftig Meetings & Events “green” abzuhalten? Sehr gerne nehmen wir Ihr Feedback zu diesem Thema entgegen!

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